Klient wysyła zdjęcie i krótką wiadomość: „Proszę o wycenę”. Nie podaje wymiarów, materiału, liczby sztuk ani terminu. Handlowiec odpisuje z pytaniami, klient odpowiada tylko na część z nich, a po kilku wiadomościach nadal brakuje informacji. AI może pomóc uporządkować ten etap, ale nie powinno dopowiadać danych ani samodzielnie ustalać ceny.
Najpierw określ, czego potrzebujesz do wyceny
Nie istnieje jeden uniwersalny formularz zapytania. Firma wykonująca konstrukcje stalowe potrzebuje innych danych niż serwis maszyn, agencja marketingowa czy producent mebli. Dlatego pierwszym krokiem nie jest wybór narzędzia, lecz spisanie minimalnego zestawu informacji dla konkretnego rodzaju zlecenia.
Może to być zakres prac, ilość, materiał, wymiary, miejsce realizacji, oczekiwany termin i dokumentacja techniczna. Trzeba też rozdzielić pola obowiązkowe od tych, które można uzupełnić później. Jeśli bez rysunku nie da się ocenić pracochłonności, system powinien jasno wskazać ten brak zamiast tworzyć pozornie precyzyjną ofertę.
Formularz nie musi od razu pokazywać wszystkich pytań. HubSpot opisuje logikę warunkową, która pozwala wyświetlać dodatkowe pola zależnie od wcześniejszych odpowiedzi. To przykład możliwości konkretnej platformy, a nie deklaracja gotowej integracji FindAI. Podobny mechanizm można zaprojektować w innym formularzu lub własnym panelu.
Co może zrobić AI po otrzymaniu zapytania
System może przeczytać wiadomość, opisać załączniki i przygotować listę informacji znalezionych oraz brakujących. Jeżeli klient napisał „potrzebuję 12 balustrad do budynku w Krakowie”, AI może rozpoznać ilość, rodzaj produktu i lokalizację. Nie powinna jednak zakładać materiału, długości, sposobu montażu ani wymaganego terminu.
Na tej podstawie powstaje szkic odpowiedzi z konkretnymi pytaniami. Zamiast ogólnego „prosimy o więcej danych” klient otrzymuje krótką listę: długość każdego odcinka, oczekiwany materiał i wykończenie, rysunki lub wymiary z miejsca montażu oraz planowaną datę realizacji. Pracownik sprawdza wiadomość przed wysłaniem.
Po uzupełnieniu informacji system może zaktualizować kartę szansy w CRM, przypisać typ zapytania i oznaczyć je jako gotowe do kalkulacji. Nadal nie oznacza to gotowej oferty. W Dynamics 365 informacje o szansie sprzedaży mogą później stanowić podstawę wyceny, a sama wycena może pozostać szkicem przed przedstawieniem jej klientowi. To pokazuje sens rozdzielenia zebrania danych, kalkulacji i zatwierdzenia oferty.
Przykład: wycena konstrukcji stalowej
Przykład hipotetyczny: klient przesyła zdjęcie zadaszenia i prosi o wycenę podobnej konstrukcji. W wiadomości podaje szerokość, lecz brakuje długości, wysokości, rodzaju pokrycia, informacji o przygotowaniu podłoża i adresu montażu.
Asystent tworzy szkic zapytania w CRM. Zapisuje podany wymiar, załącza oryginalne zdjęcie i oznacza pięć brakujących elementów. Następnie przygotowuje odpowiedź z pytaniami. Po otrzymaniu danych system uzupełnia rekord, ale nie traktuje zdjęcia jako dokumentacji wykonawczej i nie wylicza samodzielnie nośności konstrukcji.
Handlowiec sprawdza kompletność sprawy i przekazuje ją do osoby przygotowującej kalkulację. Jeśli klient oczekuje projektu konstrukcyjnego, zakres zostaje oznaczony do osobnego ustalenia. Cena, termin oraz rozwiązanie techniczne trafiają do oferty dopiero po weryfikacji przez odpowiedzialne osoby.
Nie każde zapytanie wymaga tego samego procesu
Stały klient zamawiający powtarzalny produkt może potrzebować tylko liczby sztuk i terminu. Przy zleceniu niestandardowym lista danych będzie dłuższa. System powinien więc najpierw rozpoznać kategorię sprawy, a dopiero potem dobrać pytania. Błędna klasyfikacja musi być łatwa do poprawienia.
Warto też przewidzieć stan „nie da się jeszcze wycenić”. To uczciwsze niż wysyłanie szerokiego przedziału bez opisanych założeń. Jeżeli firma mimo braków przygotowuje wycenę orientacyjną, powinna jasno wskazać, od jakich parametrów może zmienić się cena.
Ograniczenia i bezpieczniki
AI może pomylić wymiar na zdjęciu, nie zauważyć załącznika albo błędnie połączyć wiadomość z klientem o podobnej nazwie. Oryginalny e-mail i pliki powinny więc pozostać dostępne, a dane rozpoznane automatycznie — widoczne do kontroli.
Nie należy wysyłać klientowi ceny wygenerowanej swobodnie przez model. Kalkulacja powinna opierać się na zatwierdzonych cennikach, regułach, stawkach i danych technicznych. Wyjątki, rabaty oraz nietypowe warunki wymagają decyzji człowieka. Trzeba również ustalić, jakie dokumenty klient może przesłać, kto ma do nich dostęp i jak długo są przechowywane.
Jak zacząć od małego testu
Wybierz jeden powtarzalny rodzaj zapytania i przejrzyj kilkanaście wcześniejszych spraw. Zapisz, o jakie informacje handlowiec najczęściej musiał dopytywać oraz które braki naprawdę blokowały wycenę. Na tej podstawie przygotuj krótką listę pól i prostą logikę pytań.
Przez kilka tygodni mierz liczbę dodatkowych wiadomości, czas od pierwszego kontaktu do przekazania sprawy do kalkulacji oraz liczbę błędnie uznanych „kompletnych” zapytań. Celem nie jest jak najdłuższy formularz, lecz komplet informacji potrzebny do rzetelnej decyzji.
W FindAI projektujemy takie przepływy pod konkretny sposób wyceniania: od odebrania wiadomości, przez zebranie braków i zapis w CRM, po przygotowanie sprawy do kalkulacji. Jeśli zespół traci czas na te same pytania przy każdym zapytaniu, możemy wspólnie sprawdzić, który etap warto uporządkować jako pierwszy.